Hantering av personuppgifter
Dina personuppgifter behandlas i SchoolSoft eftersom du är sökande till/studerande på en folkhögskola som använder SchoolSoft för sin administration. Ändamålet med denna behandling är skoladministrativt. Behandlingen av dina personuppgifter sker på de rättsliga grunderna myndighetsutövning och utförande av uppgift av allmänt intresse.
I SchoolSoft behandlas personuppgifter som är nödvändiga för att din folkhögskola ska kunna bedriva en rättssäker verksamhet där information om studerandes kunskapsutveckling ligger till grund för omdöme och behörigheter.
Din folkhögskola har rättigheter och skyldigheter att behandla och lagra personuppgifterna så länge de behövs för ändamålet. Det är din folkhögskola (Kultur och kompetensnämnden Region Gävleborg) som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, oavsett var och i vilken form de behandlas.
Din folkhögskola har tecknat avtal med SchoolSoft, som är leverantör av de administrativa tjänsterna, vilket reglerar hur dina personuppgifter behandlas i deras system så att säkerheten för dina personuppgifter och din integritet säkerställs. SchoolSofts system finns i Sverige, vilket innebär att de uppfyller EUs krav på var personuppgifter tillhörande EU-medborgare får behandlas.
Lagring av personuppgifter
Dina personuppgifter kommer att lagras under studietiden och ej ännu fastställd period därefter. Intyg och omdömen sparas i minst 50 år. Om du inte blir antagen sparas dina ansökningshandlingar i två år efter utgången av det år som du har fått ditt antagningsbesked.
Mottagare av dina personuppgifter
Folkbildningsrådet, Centrala Studiestödsnämnden, Statistiska Centralbyrån, Specialpedagogiska skolmyndigheten, samt i vissa fall hemkommunen.
Kategorier av personuppgifter som behandlas
Förutom de personuppgifter du själv har lämnat i SchoolSoft behandlas även dessa kategorier av personuppgifter: Fotografier.
Detta innebär Dataskyddsförordningen för dig som registrerad
Dataskyddsförordningen är framtagen för att skydda dina personuppgifter och din integritet. Dataskyddsförordningen ställer i korthet krav på att det finns ett godtagbart ändamål och en rättslig grund för behandling av dina personuppgifter, att inte fler personuppgifter än nödvändigt samlas in, att de inte lagras längre än nödvändigt, att de skyddas från obehörig åtkomst, att informationens korrekthet säkerställs, att det finns rutiner för hantering av incidenter som rör personuppgifter, samt att det vidtas tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna.
Du som registrerad har ett antal rättigheter enligt Dataskyddsförordningen:
Rätten till tillgång
Du som är registrerad i Schoolsoft har rätt att när som helst begära ut information om vilka personuppgifter din skola behandlar samt hur de behandlas. För att få tillgång till dina personuppgifter kontakta dataskyddsombud@regiongavleborg.se
Rätten till rättelse
Du som är registrerad i Schoolsoft har rätt att begära rättelse om dina registrerade personuppgifter är felaktiga. I de fall du inte själv har möjlighet att rätta informationen kontaktar du informationshandläggare på folkhögskolan, se kontaktuppgifter nedan.
Rätten till begränsning
Du som är registrerad i Schoolsoft har rätten att begära begränsning av åtkomsten till dina personuppgifter när personuppgiftsbehandlingen behöver utredas. Rätten till begränsning gäller i de fall du anser att dina personuppgifter är felaktiga, behandlingen är olaglig, personuppgifterna inte längre behövs för ändamålen eller du ifrågasätter den lagliga grunden för behandlingen. För att begära begränsning av behandling kontakta informationshandläggare på skolan, se kontaktuppgifter nedan.
Rätten att göra invändningar
Du som är registrerad i Schoolsoft har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. För att invända mot behandling kontakta informationshandläggare på skolan. Se kontaktuppgifter nedan.
Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet
Du som är registrerad i Schoolsoft har rätt att klaga på den behandling av dina personuppgifter som görs om du anser att den strider mot Dataskyddsförordningen. Den tillsynsmyndighet i Sverige som hanterar dessa klagomål är Integritetsskyddsmyndigheten (under 2018 nuvarande Datainspektionen).
Kontaktuppgifter till informationshandläggare på skolan
Ann-Charlotte Hedström
Västerbergs folkhögskola
070- 351 24 67
ann-charlotte.hedstrom@regiongavleborg.se