Månadens fotografi, mars 2018: Diariet och offentlighetsprincipen

Grundlagen har sitt ursprung i 1765 års svenska Tryckfrihetsförordning som är världens äldsta lag för allmän tryckfrihet och yttrandefrihet. Lagen antogs den andra december 1766 och väckte uppståndelse landet runt. Syftet med tryckfrihetsförordningen var att stoppa censur och bereda medborgarna insyn i myndigheters handlingar, därmed lades grundstenarna för det vi idag kallar Offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen innebär att alla ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Med handling avses framställning i skrift eller bild, men även upptagning eller annat som kan förstås endast med hjälp av teknisk utrustning, t.ex. mikrofilm eller uppgifter som lagras elektroniskt. En handling blir allmän om den inkommit, förvaras eller upprättats av en myndighet eller kommunalt bolag. Allt detta regleras i tryckfrihetsförordningen. Kort sagt kan ett SMS till en av Region Gävleborgs medarbetare vara allmän handling och skall hanteras därefter.

För att hålla ordning på en myndighets handlingar behövs ett register, ett så kallat diarium. Ordet kommer från latinets "diarium" som betyder "dagbok" och i diariet registreras just dagens handlingar utifrån ett särskilt system. För att kunna särskilja handlingar och ärenden tilldeles handlingarna ett eget nummer, ett så kallat diarienummer.

I Region Gävleborg finns ett centraldiarium där man registrerar handlingar åt fem av sju nämnder. All personal i Region Gävleborg som omsätter allmänna handlingar som skall diarieföras ansvarar själva för att handlingarna diarieförs. Fyra registratorer tar emot, sorterar och diarieför 24 000 handlingar per år samt tilldelar alla ärenden en handläggare. Ärendehanteringssystemet i Region Gävleborg heter Platina och idag finns 303 075 handlingar registrerade i systemet. Platinas två föregångare hette Dorado och Winess och i dessa system finns ytterligare tusentals handlingar registrerade. Alla dessa handlingar ur samtliga system kan begäras ut och varje gång en förfrågan inkommer prövas sekretessen innan utlämnande.

Med några års mellanrum levererar centraldiariet sina diarieförda handlingar till regionarkivet för slutarkivering. För att diariet skall få överlämna handlingarna till arkivet skall alla årets ärenden vara avslutade och samtliga handlingar i ett ärende skall finnas i ärendeakten. I regionarkivet finns idag diarieförda handlingar från alla regionens nämnder men även diarieförda ärenden från samtliga gamla nämnder som funnits under regionens och landstingets 155 år långa historia. Alla utgör de regionens arkiv och är en del av vår gemensamma historia. En historia som medborgarna bereds insyn i tack vare Offentlighetsprincipen.

Månadens fotografi föreställer en artikel i landstingets personaltidning X-trakten från 1987. Journalisten låter informera alla landstingets medarbetare om att från och med nyår "utnyttjar Landstinget Gävleborg datorkraft för att hålla koll på sina papper"! Två datorer hade kopplats samman "till ett så kallat nätverk" vilket enligt uppgift gjorde arbetet i diariet lite lättsammare. Tur var väl kanske det för åtta år senare gick den administrativa personalen ut i strejk och en artikel i Gefle dagblad från 11 oktober 1995 bär rubriken: "Politiker tar över diariet". 

"Strejkbryteri!" svarade SKTF:s ordförande i landstingsavdelningen medan personalen i diariet med viss oro instruerade de politiker som under strejken skulle överta deras arbetsuppgifter. "Det är lite svårt att lära sig allt på två förmiddagar" sa en registrator. Enligt uppgift var såväl politiker som ordinarie personal glada när strejken var över så det datoriserade diariet kunde börja rulla som vanligt igen.

Vill du ta del av diarieförda handlingar upprättade före 2013? Skriv i så fall till regionarkivet.
Har du några frågor om diarieföring kontakta centraldiariet.

Regionarkivet:
regionarkivet@regiongavleborg.se  eller sandra.soderman@regiongavleborg.se

Postadress
Region Gävleborg 
Regionarkivet 
801 88 Gävle

Centraldiariet:
rg@regiongavleborg.se