Frågor och svar om Cosmic

De nio regioner som ingår i Sussa samverkan har tillsammans kravställt vilka funktioner det nya vårdinformationsstödet Cosmic ska innehålla. Kraven är formulerade utifrån de behov och önskemål som togs fram i det gemensamma arbetet inför upphandlingen.

Målsättningen är en journal med tydlig struktur för att jobba mer enhetligt och lättare kunna återfinna information. Det underlättar vår planering, informationsöverföring till kvalitetsregister eller när man exempelvis ska forska på journalens innehåll. Tillsammans räknas vi som EN STOR kund hos leverantören Cambio.

I vår gemensamma anpassning av Cosmic ingår både grundfunktionaliteten och specialfunktionerna i Cosmic, som till exempel operationsplanering, cytostatika, anestesi och intensivvård.

Ja, det kommer att vara integrerat och patienten kommer att ha möjlighet att kommunicera med vården via 1177.se.

Medarbetarens behörigheter kommer att sättas efter gällande lagstiftning, exempelvis patientdatalagen. Du kommer inte att ha tillgång till all information om alla patienter, men det kommer definitivt bli lättare att komma åt rätt information.

FVIS-programmet jobbar mycket med informationssäkerhet och behörighetshantering utifrån målsättningen att informationen ska vara tillgänglig samtidigt som den ska vara säker.

Nej, sammanhållen journal betyder en journal per patient och vårdgivare (Region Gävleborg är en vårdgivare). Cosmic innehåller en integrerad NPÖ-tjänst som ger möjlighet att visa information från andra regioner i enlighet med patientdatalagen.

Cosmic levereras med ett gemensamt Sussa-innehåll som syftar till att systemet ska förvaltas gemensamt.

Vid produktionsstart får vi en första version av Cosmic som sedan vidareutvecklas både vad gäller innehåll och funktionalitet. Större förändringar hanteras främst av den gemensamma förvaltningsorganisationen Sussa Vårdstöd och ska möta de gemensamma behoven för alla nio regioner.

Varje region har viss frihet att anpassa arbetssätten i Cosmic eftersom vårdsystemen skiljer sig åt idag. Dessa regionala anpassningar hanteras genom en särskild regional process. Fokus just nu är att säkerställa de grundläggande förutsättningarna för att införa Cosmic, och att förstå samt använda den funktionalitet som finns så bra som möjligt. Vidareutveckling utöver det kommer senare.

Ja, alla hälsocentraler i Region Gävleborg kommer att använda Cosmic.

Nej inte alla men vi kommer ha betydligt färre "uthopp".

Nej, Sussa har en egen konfiguration av Cosmic men har man jobbat i Cosmic tidigare så kommer man känna igen sig.

Önskemål om förändring av eller nya mallar ska först tas om hand regionalt innan de skickas in till Sussa vårdstöd för beslut.

Det kan inträffa om du dubbelklickar på ”Skriv ut”. Då öppnas skrivardialogen i bakgrunden, vilket gör att Cosmic verkar låst.

För att lösa detta:

1. Håll in ALT-tangenten och tryck på TAB tills skrivardialogen visas.
2. Välj att skriva ut – därefter återgår Cosmic till normalt läge.

Alla användare som ska använda Cosmic behöver en grundbehörighet som består av yrkesneutrala behörighetsprofiler. Varje behörighetsprofil är kopplad till en eller flera användarroller. Till exempel kan grundbehörighet 4.6.5 Leg behandlare läkemedel kopplas till användarrollen Sjuksköterska.

En användarroll är det som personalen loggar in med i Cosmic. För att logga in till Cosmic behöver användaren först autentisera sig med ett e-tjänstekort (SITHS-kort) och en sexsiffrig PIN-kod.

Behörighetens omfattning styrs av vilken enhet som väljs vid inloggning i Cosmic. När en medarbetare behöver arbeta på flera enheter, t ex en medicinläkare som gör endoskopiundersökningar på kirurgen så behöver man då lägga upp behörighet både på Medicin och Kirurg i Cosmic. Detta medför också att medarbetaren kommer med i urvalen i Cosmic för den yrkesroll medarbetaren har. Att komma upp i urvalen betyder till exempel att personen blir möjlig att boka in eller konsultera för övriga som har behörighet på det verksamhetsområdet.

Ja, en medarbetare kan ha flera användarroller och enheter att välja på vid inloggning. Oftast behöver en användaren ha en (1) användarroll och ska följa Behovs- och riskanalysen för behörighetstilldelning.

Du hittar det på samarbetsytan Cosmic Införande i mappen behörigheter: Behörigheter

Det är chefer som tilldelar behörigheter.

Chefer kan välja att delegera behörighetstilldelning till någon av sina medarbetare, förutsatt att medarbetaren är på samma enhet organisatoriskt.

För att delegera:

• Gå in på Cosmic Behörigheter Systembehörighet.
• Klicka på IT -> Administrera -> Systembehörighet -> Delegera Ansvar.
• Sök fram användaren genom att knappa in användarnamn på personen som ska hjälpa till med behörighetstilldelningen.

Ja, chefer kan välja att delegera behörighetstilldelning till någon av sina medarbetare, förutsatt att medarbetaren är på samma enhet organisatoriskt.

För att delegera:
- Gå in på Cosmic Behörigheter Systembehörighet.
- Klicka på IT -> Administrera -> Systembehörighet -> Delegera Ansvar.
- Sök fram användaren genom att knappa in användarnamn på personen som ska hjälpa till med behörighetstilldelningen.

Du hittar det på samarbetsytan Cosmic Införande i mappen behörigheter: Behörigheter

Du hittar beställningsunderlaget Beställning av tilläggsbehörigheter på samarbetsytan Cosmic Införande i mappen Behörigheter: Behörigheter

Just nu går det inte att lägga på behörigheter direkt i anställningsprocessen. Grundbehörighet läggs istället via Självbetjäning QA. Det pågår ett arbete för att göra det möjligt att lägga på behörigheter direkt i anställningsprocessen.

Du hittar det på samarbetsytan Cosmic Införande i mappen behörigheter: Behörigheter

Chefer på icke-vårdande enheter, som exempelvis HSR, kan tilldela behörigheter för sina medarbetare och ange vilka verksamhetsområden de ska ha tillgång till.

Det tar mellan 15 och 45 minuter under kontorstid innan behörigheten slår igenom i Cosmic. Användaren läggs med i urval i Cosmic var tredje timma med start 8.00.

Det går inte att tilldela behörigheter över vårdgivargränser. Detta gäller både för privata vårdgivare och för regionen som vårdgivare. För att en medarbetare ska kunna få behörigheter över vårdgivargränser krävs att den aktuella vårdgivaren skapar ett externa uppdrag hos sig och tilldelar behörigheter.

Prata i första hand med din chef eller med ditt verksamhetsstöd.  

För kontakt med FVIS-support om behörigheter: logga in till Supportcenter och välj felanmälan -> Cosmic ELS.

"Min enhet" är förvalt i hela installationen. Övriga inställningar av "Min vårdgivare" respektive "Alla vårdgivare" är aktiva val som loggas. Det är patientdatalagen som styr.

Basdata är ett gemensamt dokument. I gemensamma dokument ska information som sällan ändras dokumenteras. Informationen ska vara relevant för all vårdpersonal att få kännedom om och beskrivas på en övergripande nivå. Fördjupad information återfinns till exempel i kronologisk journal.
All vårdpersonal som har kontakt med patienter har ansvar att ta del av, tillföra och uppdatera informationsmängder i Basdata.

Du öppnar upp olika delar av journalen med aktiva val, din behörighet styr också vilka delar du har tillgång till.  

AT-samordnarna lägger behörighet inom Vårdgivare Region Gävleborg. Ska AT-läkaren vara på en privat verksamhet behöver chefen där lägga ett externt uppdrag på AT-läkaren för att sedan kunna lägga behörighet i Självbetjäningen - Systembehörighet.

Du kan lägga behörighet på ditt VO, är grundanställningen inom Region Gävleborg kan du lägga på alla VO inom regionen som denne ska arbeta på. Ska osteoporossköterskan också vara på en privat vårdgivare behöver chefen på den privata vårdenheten lägga ett externt uppdrag på denne och sätta behörigheterna därifrån i Självbetjäningen - Systembehörighet.

Om ostoporossköterskan har sin grundanställning hos en privat vårdgivare och arbetar hos Region Gävleborg så behöver åtminstone en chef på en av regionens vårdenheter lägga upp ett externt uppdrag på denne på sin enhet. Den chefen kan sen tilldela behörighet till alla VO medarbetaren behöver.

Familjeläkarjouren behöver lägga upp ett externt uppdrag på läkaren så att man på familjeläkarjouren kan lägga behörigheterna där. Ni kan alltså inte från den privata vårdgivaren tilldela behörighet till familjeläkarjouren.

För tillfället har vi inte möjlighet att lägga behörighet för en framtida anställning, detta arbetar vi på att lösa då vi vet vikten av att kunna skapa tidböcker i förväg för att kunna boka patienter.

Under tiden kan du boka tider på en lokal, en instruktion som visar hur du gör finns i samarbetsytan Cosmic i Sharepoint.

Om läkaren är anställd med titel Underläkare AT och har förskrivarkod 9000001 måste få användarroll/underbehörighet AT-läkare i Cosmic för att kunna skriva recept.

Om läkaren är anställd med titel Underläkare ej leg och har förskrivarkod 9100009 måste användarroll/underbehörighet Läkare med särskilt förordnande för att skriva recept.

Via vårdprocessöversikten kan majoriteten av all vårdpersonal se patientens besök.

Vid införandet av Cosmic kommer rapporterna i Cyklop att byggas om eftersom den data som finns i Cosmic innefattar nya termer och registreras på nya sätt. 
Rapporter läggs till i Cyklop över tid men myndighetsrapporteringen kommer att prioriteras. 
Cyklop kommer alltså att fortsätta vara vårt verktyg för uppföljning och rapportering även efter att Cosmic införts. 

Utöver Cyklop kommer i viss mån MedRave och Cosmic-komponenten Insight att kunna användas även om de inte kommer att vara åtkomliga initialt.

Migrering innebär att information kopieras från ett journalsystem till ett annat. Syftet är att säkerställa att relevant patientdata finns tillgänglig i det nya systemet.  

Tre metoder används för att flytta information från de gamla systemen till Cosmic:

• Automatiserad migrering med RPA - data hämtas från ersatta system och sparas i ett mellanlager. Där bearbetas data och överförs sedan till motsvarande plats i Cosmic.
• Maskinell migrering - data extraheras i en fil från de ersatta systemen och överförs till Cosmic.
• Manuell migrering av data – överföringen av data sker manuellt genom att vårdpersonal tittar och läser information i de ersatta systemen och skriver in det på nytt i Cosmic.

Med hjälp av robotar migrerades information som patientens tolkbehov, godkännande för SMS och telefonnummer för SMS. Väntelistor från PMO och Elvis samt barnens tillväxtkurvor migrerades också maskinellt. En flagga kommer också finnas i Cosmic om patienten har en uppmärksamhetssignal i något av PMO eller Melior. Manuell hantering krävs för att komplettera information som uppmärksamhetssignaler och delar av väntelistor som inte matchas automatiskt mellan systemen. Har patienten hunnit vara på sitt vårdbesök innan vi gick live så behöver väntelisteposten rades manuellt i Cosmic.

Efter produktionsstart fortsätter arbetet vid första patientkontakt, exempelvis uppdatering av läkemedelslistor och komplettering av patientkort samt ändra vårdtjänster och lägga till yrkesroll på de migrerade väntelisteposterna. Vårdtjänsterna Migrering|Nybesök, Migrering|Återbesök och Migrering|Administration kommer att tas bort så snart som möjligt. Detta är en viktig punkt för utdata och väntetider i vården. 

Nej. Väntelisteposterna kommer att migreras till Cosmic men kommer också att finnas kvar i Elvis och PMO. Det kommer att finnas lång läsbehörighet i de gamla systemen för att säkerställa tillgång till historisk data.

Nej. Bokningar som görs i Elvis efter vecka 3, 2025, migreras inte automatiskt till Cosmic. Hantering av dessa patienter kräver manuell insats. Inga bokningar migreras över utan endast planeringsunderlag.  

Nej, väntelisteposten ligger kvar i Cosmic och man får se till att radera den i Cosmic när patienten är bokad. Detta är ett av de manuella jobben som behöver göras, då kan det vara bra att kunna se i PMO/Elvis att patienten varit där.  

De funktioner som inte har någon koppling till bakomliggande journalsystem kommer att fungera på samma sätt som tidigare i Clinic24.

Till exempel:

• Att ta emot och genomföra digitala besök (video, chatt, ljud)
• Hanteringen av asynkrona chattar
• Att skicka och ta emot formulär
• Att skicka och ta emot konsultationer

Boka tid från journalsystemet

Det kommer att vara möjligt att boka tid för digitalt besök direkt från Cosmic. Observera att det endast är bokningar som skapas från driftstart som kommer kunna föras över till Min vård Gävleborg. De eventuella bokningar som skapas i Cosmic innan driftstart kommer inte synkas in automatiskt. Om patienten loggar in i Min vård Gävleborg efter driftstart ska de eventuella bokningar patienten har synkas in.

Status: Denna funktion kommer att finnas på plats från vecka 3.  

Överföra anteckningar från Clinic24 till journalsystemet

Det kommer att vara möjligt att exportera journalanteckningar från Clinic24 direkt till Cosmic. Denna funktion i Cosmic gäller givetvis både primärvården och specialiserade vården, idag är journalöverföring endast möjlig för primärvården som använder PMO.  

Status: Denna funktion kommer INTE finnas på plats vecka 3. 

Bokningar via Min vård Gävleborg

Tider som patienten bokar via Min vård Gävleborg (antingen via triagen eller genom bokningsbiljett) kommer att gå över till tidboken i Cosmic.

Status: Denna funktion kommer att finnas på plats från vecka 3. Bokningsbara tider med vårdtjänster för Min vård Gävleborg behöver läggas upp i tidböckerna. Tiderna som är upplagda i Cosmic kommer att bli synliga för patienten i Min vård Gävleborg från 14 januari.  

Konsultationer

Med införandet av Cosmic tillkommer ny funktionalitet som kommer att påverka arbetsflödena för konsultationer. Vissa konsultationer som idag hanteras i Clinic24 kommer framöver delvis att ske i Cosmic. Detta innebär att vårdpersonal kan behöva växla mellan systemen beroende på typ av konsultation.  

Bokningsbiljett skapad i Cosmic

Vid uppskapandet av bokningsunderlag med vårdtjänst för Min vård Gävleborg samt utan en bokad tid i Cosmic kommer en bokningsbiljett som speglar bokningsunderlaget kunna skapas upp i Min vård Gävleborg. När patient använder bokningsbiljetten och bokar in en tid uppdateras bokningsunderlaget i Cosmic med den bokade tiden. 

Status: Driftsättning planeras till våren 2025.

Ombokning och avbokning

Det kommer att vara möjligt för invånarna att direkt omboka och avboka besök i Min vård Gävleborg. Ombokningen eller avbokningen förs över till Cosmic så att bokningen uppdateras direkt i journalsystemet. Detta gäller för de flesta fysiska och digitala besök bokade i Cosmic eller Min vård Gävleborg, fram till 24 timmar innan besöket. Denna funktion kommer endast vara tillgänglig på bokningar som görs efter införandet av Cosmic. Som en följd av implementeringen av denna funktion kommer den nuvarande lösningen i Min vård Gävleborg för att omboka eller avboka att förändras. 

Status: Hälso- och sjukvårdsdirektören har tagit beslut att offentliga hälsocentraler och specialistvårdens öppenvårdsmottagningar ska erbjuda bokningsbara tider varje dag för samtliga vårdtjänster.

Det är inte bestämt när denna funktion kommer att finnas på plats.