Införandeplanering
Sedan år 2020 då Region Gävleborg anslöt sig till avtalet har regionala förberedelser pågått för att införa Cosmic. 14 januari 2025 klockan 06.00 ska Region Gävleborg börja använda Cosmic som nytt vårdinformationsstöd.
Region Gävleborg är den tredje regionen av nio inom SUSSA-samverkan som ska införa Cosmic. Införandeordningen är:
- Örebro län– vecka 38 2024
- Norrbotten– vecka 48 2024
- Gävleborg – vecka 3 2025
- Dalarna – vecka 5 2025
- Sörmland – vecka 7 2025
- Västernorrland – vecka 9 2025
- Blekinge – vecka 11 2025
- Halland – vecka 13 2025
- Västerbotten – vecka 15 2025
Region Gävleborg kommer att ha ett stegvist införande av Cosmics funktioner. Det betyder att vissa funktioner kommer att införas redan vecka 3, 2025. Medan andra funktioner kommer att införas vid senare tillfällen.
- Ambulansintegrationen 2.0
- Beställning och svar (BOS)
- Cosmic Intelligens (CI)
- Diktering
- Ekonomiska transaktioner
- Elektronisk födelseanmälan (eFA)
- Förskrivning (förbrukningsartiklar)
- Kvalitetsregister som Luftvägsregistret, Nationella Diabetesregistret (NDR), Vuxen Svenskt perioperativt register (SPOR) och Svenska Barnhälsovårdsregistret (BHVQ)
- Medicinska födelseregistret (MRF)
- Multimedia
- Myndighetsregister
- Apodos
- Patientregistret Add on module (PAR)
- Slutenvårdsdos
- Svenska informationstjänster för läkemedel (SIL)
- Theater Management 2 (TM2) - Då leverantören har signalerat risk för försenad leverans vidtas åtgärder för att hantera eventuell utebliven leverans vid produktionsstart av Cosmic.
- Tvångsvård (psykiatrisk)
- Vårdtillfällesdatabasen
- Väntetider i vården (VIV)
Funktioner som kommer att införas senare:
- NOVA (mobilt arbetssätt via surfplattor)
- Specialistmodulen ”Birth” (hanterar processen graviditet och förlossning)
- Specialistmodulen Cytostatika
- Funktionaliteten för taligenkänning (digital diktering), de som har taligenkänning idag erbjuds det vid produktionsstart med Dragon Medical Direct (On-Prem)
Viktiga milstolpar och aktiviteter
Under hösten 2024 sker flera centrala aktiviteter och viktiga steg som leder fram till produktionsstarten av Cosmic under vecka 3, 2025.
Som medarbetare i vården innebär övergången till det nya journalsystemet att du behöver lära dig hur systemet fungerar. Alla medarbetare kommer att genomgå en utbildning som börjar med en obligatorisk e-learning (digitalt) och fortsätter med klassrumsutbildning.
Många parallella förberedelser inför införandet
Det är ett stort förberedelsearbete som medarbetare och verksamheter i Region Gävleborg gör inför att det nya vårdinformationsstödet ska införas. Nedan kan du läsa om förberedelserna inom olika områden.
För att Cosmic ska fungera bra är det viktigt att det samverkar med den IT-infrastruktur som finns idag, alltså olika IT-system som redan finns i organisationen. Förberedelserna innehåller viktiga beslut och koordinering kring den tekniska uppbyggnaden.
Innan Region Gävleborg inför Cosmic och all teknik runt systemet behöver vi genomföra tester. Först testas de olika delarna i systemet var för sig, sedan testas de tillsammans och avslutningsvis testar vi hela lösningen. De avslutande testerna kommer göras i verksamhetsnära scenarier. Då kommer också de nya och förändrade verksamhetsrutinerna användas för att säkerställa att lösning och rutiner fungerar ihop.
Det pågår ett arbete med att identifiera förändrade arbetssätt för att kunna anpassa dem efter Cosmic. I det arbetet ingår att kartlägga nuvarande arbetsprocesser, identifiera vilka förändringar som behövs och vilka nya rutiner som behöver utvecklas.
Inför införandet kommer Region Gävleborgs medarbetare utbildas inom Cosmic. Utbildningen innehåller digitala moment och anpassat utbildningsmaterial för olika yrkesgrupper. Utbildningarna kommer genomföras under september - december 2024.
Migrering innebär att information kopieras från våra nuvarande system till Cosmic.
Maskinell migrering är en lösning som automatiskt flyttar data. Den information som kommer att migreras maskinellt är:
- Patienters folkbokföringsuppgifter
- Vissa övriga patientuppgifter exempelvis mobilnummer, sms påminnelse, tolkbehov och språk
- Väntelistor
- Tillväxtkurva
- Information om uppmärksamhetssignaler (varningar/observandum) ifrån PMO/Melior
Manuell migrering innebär att personer från verksamheterna genomför migreringen av:
- Schema
- Tidböcker
- Läkemedelslista
- Uppmärksamhetssignaler
- Framtida inbokade patientbesök
Den manuella migreringen sker med hjälp av manualer. Manualerna beskriver vilka steg som behövs för att verksamheten själv ska kunna migrera data och beräknas vara färdiga i början av hösten.
Den information som inte migreras över till Cosmic kommer fortfarande att finnas kvar i sina ursprungliga system. För att läsa historisk data, som inkluderar tidigare journaler, diagnoser och behandlingsinformation, finns två lösningar:
- Använda Cosmics modul xview. Där syns samma informationsmängd som idag kan ses via Nationella Patientöversikt (NPÖ).
- Logga in i PMO eller Melior som ger tillgång till historisk information.
Verksamheterna ansvarar för att införa Cosmic som en integrerad del av det dagliga arbetet. För att lyckas med detta är det viktigt att vara väl förberedd.
Verksamheterna bör hålla kontinuerlig kontakt med Projekt Verksamhetsinförande och sina egna VO-team. På så sätt får de uppdaterad information om förberedelser och viktiga deadlines.