Införandet av Cosmic: Chefernas roll för en smidig övergång
Införandet av vårt nya vårdinformationssystem, Cosmic, rör sig snabbt framåt, och vi närmar oss produktionsstart. Nu är det viktigare än någonsin att hela organisationen är med på bussen, och cheferna har en avgörande roll i att stötta medarbetarna och säkerställa en smidig övergång.
Seija Hjärpsgård är projektledare för verksamhetsinförandet. Här berättar hon om status i arbetet – och samarbetet – inför införandet av Cosmic vecka 3 2025.
Vad händer i arbetet med Cosmic just nu?
Just nu är det mycket som händer – utbildningar, informationsspridning och förberedelser inför produktionsstarten av Cosmic i Region Gävleborg. För att alla ska få den information de behöver och säkerställa att alla är redo inför vecka 3 genomför vi flera olika insatser, bland annat regelbundna informationstillfällen.
Vad behöver vi tänka på när det gäller utbildningarna?
Just nu utbildar vi cirka 800 personer per vecka. Det finns obligatoriska e-learningkurser som ger grundläggande förståelse för hur Cosmic fungerar. Varje medarbetare får också fyra timmar för att lära sig om de förändrade arbetssätt som krävs i samband med att vi får Cosmic. Chefer har en viktig roll i att ge sina medarbetare möjlighet att öva i utbildningsmiljön. Det krävs alltså mer övning utöver de digitala utbildningsmöjligheterna. Det handlar om att alla ska känna sig trygga i systemet innan vi börjar arbeta i Cosmic.
Vad är chefernas ansvar inför vecka 3?
För att införandet av Cosmic ska gå smidigt måste vi arbeta tillsammans. Cheferna har en viktig roll i att samordna och säkerställa att alla medarbetare är förberedda. Det kommer finnas en checklista för verksamhetens uppföljning och egenkontroll som cheferna ska gå igenom för att säkerställa att alla förberedelser är på plats. Checklistan för egenkontrollen skickas ut under december. Det är också viktigt att cheferna tänker på att inte boka in för många möten och andra utbildningar i januari, så att alla medarbetare kan fokusera på att lära sig Cosmic och nya arbetssätt så mycket som möjligt.
Vad är migrering av data och hur förbereds det inför produktionsstart?
Migrering betyder att information flyttas från våra nuvarande system till Cosmic. Vi arbetar redan med det, men vissa delar, till exempel läkemedelslistor, kräver manuell hantering i början. Det innebär till exempel att läkare kommer att behöva lägga in läkemedelslistan manuellt vid patientens första besök efter införandet. Cheferna måste förbereda sina team på att det kommer ta mer tid än vanligt i början. Därför rekommenderar vi att man bokar längre besök eller avsätter mer tid mellan bokade besök.
Kommer vi få det lika tufft som Västra Götalands län?
Vi har sett i media att Västra Götalands län (VGR) som inför ett nytt journalsystem har det tufft. Vi vet att alla förändringar innebär en viss utmaning, men vi vet att Cosmic är ett stabilt system och används redan av åtta regioner. Av regionerna inom Sussa samverkan som kommer börja använda Cosmic var Region Örebro först ut. Hittills har de haft en stabil övergång, och snart är det dags för Region Norrbotten.
Det kommer alltid kunna uppstå mindre problem vid införandet, men vi har resurser som kommer att finnas på plats för att stödja verksamheterna och lösa eventuella frågor eller problem som dyker upp efter hand.