Införandet av Cosmic på öron, näs och hals – här är framgångsfaktorerna
Verksamhetsområde öron, näs och hals, ÖNH, har framgångsrikt infört det nya vårdinformationsstödet Cosmic, även om det inte varit enkelt. Trots ökad arbetsbelastning och administrativa utmaningar har införandet gått bra tack vare noggranna förberedelser och gott samarbete.
Drygt tre veckor efter införandet av Cosmic var fyra av våra fem enheter inom verksamhetsområde ÖNH i full drift. Både verksamhetsstöd och medarbetare är nöjda även om det fortfarande finns utmaningar.
– Införandet har gått ungefär som planerat. Det finns fortfarande utmaningar och saker vi behöver lära oss, men vi har haft en lugn känsla här, säger Maria Enkvist, kvalitetssamordnare inom verksamhetsområde ÖNH och fortsätter:
– När jag ser tillbaka på förberedelserna och utbildningen så har det varit roligt och lärorikt. Fullt upp och jobbigt, men också roligt för vi har varit trygga med varandra.
Ett bra flöde mellan projektet, samordnare och verksamhetsstöd har varit viktigt för genomförandet.
– Vi har varit på hugget och är alla måna om att det ska bli bra. Vi har samarbetat mellan enheterna och snabbt identifierat problem som vi lyft vidare, säger Johanna Ljunggren, medicinsk sekreterare och verksamhetsstöd på hörcentralen i Gävle.
Framgångsfaktorer
Något som de lyfter som en framgångsfaktor är engagerade verksamhetsstöd och att man valt att hålla i utbildningarna själva. De anpassade utbildningen till respektive enhet och yrkeskategori.
Maria Enkvist och Michelle Damm, chefssekreterare och verksamhetsstöd på ÖNH-mottagningen i Gävle, höll i ramarna och visade funktioner i Cosmic. Verksamhetsstöden på varje enhet har hjälp till och utbildat sin yrkeskategori i nya arbetssätt.
– På det sättet kunde vi koppla utbildningen till vår verksamhet direkt, istället för att det skulle bli övergripande, säger Maria Enkvist.
De vill även ge beröm till ledningen som gett alla verksamhetsstöd och tidiga användare tid för att se över nya arbetssätt och förbereda på bästa sätt utifrån förutsättningarna.
Sofia Östman, sjuksköterska och verksamhetsstöd på ÖNH-mottagningen Gävle och Carola Löfgren, sjuksköterska och slutanvändare. – Även om det är mycket som krånglat och fortfarande gör det så har införandet på det stora hela gått bra, säger Sofia Östman.
Tidiga förberedelser och nära samarbete
Redan i september 2023 började verksamhetsområde ÖNH med referensgruppsarbete med träffar varannan vecka. Alla verksamhetsstöd involverades i september 2024. De startade med en klassrumsutbildning. Därefter gjordes en utvärdering och anpassningar utifrån vad som kom fram som viktigt. Samarbetet mellan Gävle och Hudiksvall växte, samtidigt som slutanvändarutbildningen förbereddes.
Slutanvändarutbildningen fokuserade på hela patientflödet, från remiss till hemgång.
– Vi gick direkt på kärnan för vad vi behöver göra för att ta hand om patienterna. Vi har jobbat tillsammans och tränat i utbildningsmiljön, samtidigt som vi hade med oss att det i skarpt läge inte skulle se exakt lika ut, säger Johanna Ljunggren.
Under klassrumsutbildningen, med grupper om 8-10 personer inom samma yrkeskategori, hade alla egna datorer. De fick göra ett eget patientflöde, ställa frågor och ge förslag på korrigerade arbetssätt.
Linn Engström, audionom och verksamhetsstöd i Hudiksvall lyfter att samarbetet mellan Gävle och Hudiksvall varit viktigt.
– Vi har haft en öppen dialog och delat erfarenheter. I det stora hela har införandet fungerat utan att äventyra patientsäkerheten inom hörselvården. Det har det varit en del strul och verksamhetsstöden har fått supporta men vi har löst det, säger hon.
Fördelar och utmaningar
Knappt två månader efter införandet är det fortfarande lite tidigt att prata om fördelarna med Cosmic. Det är fortfarande mycket fokus på det dagliga, här och nu.
– På sikt kommer det bli en mer sammanhållen vård och redan nu är remisserna bättre och det lättare att följa dem, men det återstår en del för att det ska fungera optimalt, säger Michelle Damm.
Systemet är inte helt färdigt ännu, vilket innebär att vissa funktioner, som tidsbokning, inte fungerar optimalt. Det försvårar arbetet i och med att ÖNH sambokar patienter mellan enheterna. Medarbetarna upplever hög anspänning eftersom arbetet kräver ständig uppmärksamhet.
– Det är en hel del saker som inte fungerar som tänkt men det kanske rättar till sig under året. Vi har sett under tiden vi jobbat att vissa fel korrigerats, säger Maria Enkvist.
Maria Enkvist har jobbat med att samla ihop felanmälningar och skickat in dem till Cosmic ELS. Detta så att inte samma sak anmäls flera gånger. Hon har även informerat chefer och verksamhetsstöd om svaren.
Positiv anda trots utmaningar
Trots utmaningar har lagandan varit stark och bidragit till en relativt smidig övergång.
– Vi har arbetat i en positiv anda. Vi har stöttat och lugnat varandra, även när det varit stressigt, säger Johanna Ljunggren.