Kombination av tre metoder – så sker migrering av information till Cosmic
Förberedelserna för hur och när vi ska flytta över information från våra ersatta system till Cosmic har varit många och långa. En av metoderna är robotassisterad migrering, som kommer användas för vissa delar.
I slutet av oktober gick Region Gävleborg in i den så kallade ”pre go live-fasen” inom införandet av Cosmic. Då fick vi tillgång till produktionsmiljön för att börja föra över information från de gamla systemen till Cosmic.
De tre metoderna som kommer att användas för att flytta över information till Cosmic är automatiserad migrering (RPA), maskinell migrering och manuell migrering. (Mer information i faktaruta längst ner i texten).
– I de flesta fall behövs en kombination av flera metoder för bästa resultat. Den manuella migreringen kommer fortfarande utgöra en stor del av arbetet eftersom verksamhetens kunnande behövs vid viss överföring av information, säger Ingrid Durhem, Samordningsansvarig team migrering FVIS-programmet.
Till en början sker överföringen av patienter med hjälp av en robot. Där får vi med oss information om behov av tolk samt om patienten godkänt SMS och numret som SMS ska gå till. Tillväxtkurvor för barn migreras också maskinellt. Uppmärksamhetssignaler migreras inte i sin helhet utan genererar endast en flagga i Cosmic, att den finns i journalen. Därefter måste man gå in i PMO/Melior för att sedan manuellt skriva in uppmärksamhetssignalen i Cosmic. Väntelistorna från PMO/Elvis har också migrerats via robot men behöver manuell handpåläggning, då viss information från avlämnande system och mottagande system är svår att matcha med robot, där behövs verksamhetens kunnande.
Efter den maskinella migreringen och robotmigreringen kommer tidiga användare att skapa tidböcker för att sedan kunna lägga in patienter i Cosmic från väntelistorna i PMO/Melior. De ska även skapa bokningar av patienter för besök som ska ske efter vecka 3, 2025.
Just nu håller det på att tas fram tillfälliga rutiner för övergång och migrering av information till Cosmic. Syftet är att tydliggöra övergång, växling med brytpunkten och strax före och efter övergången samt migrering av viss patientinformation till Cosmic från ersatta system. Rutinen kommer att omfatta alla medarbetare inom hälso- och sjukvårdsverksamheter i Region Gävleborg samt privata vårdgivare med regionavtal.
Information flyttas både före och efter produktionsstart
Verksamheternas arbete kommer att bestå av manuell migrering, verksamhetsanpassning av information överförd med hjälp av RPA, samt hantering av restposter.
– Före produktionsstart kommer vi att föra över sådant som vi behöver för att kalla patienten och planera besök eller vård, samt underlag för nationell uppföljning, säger Ingrid och fortsätter:
– Sedan fortsätter arbetet med att flytta information även efter produktionsstart, i samband med första patientkontakt. Det kan handla om sådant som läkemedel och uppdatering i patientkort med bland annat övrig adress och god man.