Lägesrapport om Cosmic – utmaningar och vägen framåt
Under torsdagen gav hälso- och sjukvårdsdirektör Martin Andersson en lägesrapport om införandet av Cosmic, under ett sammanträde med regionstyrelsen.
Den 14 januari startades det nya journalsystemet Cosmic i Region Gävleborg. Beslutet att byta journalsystem var nödvändigt för att säkerställa en modern och effektiv hantering av vårdinformation. Cosmic är ett etablerat system och den version vi nu infört är den senaste på marknaden. När vi nu samlar allt i ett system blir det enklare på sikt att följa patientens resa, minska antalet remisser och ge en mer personcentrerad vård.
– Att genomföra en sådan stor förändring innebär alltid utmaningar, inte minst för medarbetarna som dagligen använder systemet. Det pågår nu ett intensivt arbete för att lösa de utmaningar som uppstått och säkerställa en smidig drift, säger Martin Andersson.
Utmaningar och åtgärder
Flera områden behöver justeras för att systemet ska fungera bättre.
Medicinska sekreterare har haft svårt med vårdnära administration och diktatskrivning. Remissflödet har varit otydligt för många användare och uppföljning av väntetider har varit en utmaning.
Nu pågår en genomgång av dessa arbetsflöden och uppdragsledare har utsetts för att leda förbättringsarbetet. På organisationsnivå görs en översyn för att tydliggöra arbetsprocesserna och det pågår även ett arbete med att ta fram bättre utdata för att förenkla uppföljningen.
Primärvård och slutenvård
I primärvården har omställningen från det tidigare systemet PMO varit stor. Den konfiguration som beställdes för resursplanering visade sig vara otillräcklig.
En genomgång av remissflöden kopplade till specialistvården samt en verksamhetsanalys av läkares arbete i Cosmic har genomförts.
Nu kan vi själva också anpassa och konfigurera vissa befintliga delar av Cosmic utifrån verksamhetens behov. Det ger oss en större förståelse för systemet och gör att vi snabbare kan åtgärda nödvändiga justeringar utan att behöva gå via leverantören. Som ett första steg pågår arbete med att konfigurera det baspaket för resursplanering som tagits fram i samarbete med primärvården. Det innefattar bland annat tidbok och kallelser, vilket ska bidra till ett mer effektivt arbetsflöde.
För specialistvården har vissa verksamhetsområden redan kommit upp i full produktion, men det finns fortfarande utmaningar, särskilt kring remissflöden och samvårdsavdelningar. Dessutom har resursplaneringskonfigurationen inte varit optimalt anpassad.
För att stärka stabiliteten har utbildningar genomförts om vårdövergångar, och vi går igenom varje verksamhetsområde för att hantera frågor och utmaningar.
Ekonomi – ingen ökad kostnad
Implementeringen av Cosmic har pågått under flera år och har fram till sista december 2024 kostat 217 miljoner kronor, vilket är i linje med den ursprungliga projektkalkylen. Finansieringen har skett genom riktade statsbidrag.
Från och med 2025 kommer de årliga kostnaderna för licens, drift, underhåll och support vara ungefär 50 miljoner kronor per år, vilket är i nivå med vad vi tidigare betalat för de system som nu ersätts.
– Vi jobbar intensivt med att lösa utmaningarna som uppstått och säkerställa att Cosmic blir ett tryggt och effektivt verktyg för alla användare, säger Martin Andersson.
Vägen framåt
Arbetet med att optimera Cosmic fortsätter med fokus på att förbättra arbetsflöden och säkerställa att systemet fungerar smidigt i alla delar av vården. Uppdragsledare, beredningsgrupper och verksamhetsanalytiker arbetar aktivt för att lösa problem och förbättra användbarheten.
– Målet är att erbjuda en bra helhetslösning som sätter patienten i fokus och underlättar samarbete mellan olika verksamheter. Med ett samlat arbete och kontinuerlig uppföljning ska Cosmic bli det stabila och moderna journalsystem som organisationen behöver, säger Martin Andersson.