Statusuppdateringar Cosmicinförandet

17 mars 11.00

Statusuppdatering vecka 11

Medarbetarperspektiv

Vi jobbar vidare med sekreterarnas arbetsmiljö. Vi har nu konfigurationskapacitet vilket gör att rättningar i systemet kommer att gå avsevärt fortare, något som efterfrågan av personalen. Vidare försöker vi få till lösningar på sessionshantering i någon form på vissa enheter för att det skall bli enklare att arbetet men kort inloggning. Detta är inte direkt kopplat till Cosmic men till våra inloggningskort.

Verksamhet

Utdata väntetider i vården fungerar inte på HC nivå för regionens primärvård beroende på att Cosmic rapporterar på Verksamhetsområdesnivå, arbete pågår för att hitta lösning. Flera stora genomlysningar pågår för att optimera arbetssätt till exempel

• Diktat
• Remissflöde
• Samvårdsavdelningar

Systemet

Lösning klar för fast vårdkontakt, syns nu i Cosmic på patienten. Lösning klar för ”patientförfrågan” via växeln.
Verksamhetsanalys genomförd utifrån primärvårdsläkares arbetssituation, kommer generera åtgärdslista.

Support

Inkomna supportärenden kategoriseras för att hanteras utefter ämnet som felanmälan rör. Ytterligare kategorier läggs till efter behov, exempelvis när vi noterar ett högt inflöde av samma typ av ärenden som behöver belysas. Dessa ärenden förs vidare till olika fokusgrupper i deras utvecklingsarbete. 

13 mars 07.40

Nytt webbgränssnitt för 1177 växeltelefonister

Nu finns ett webbgränssnitt där 1177 växeltelefonister kan få information om en patient har lämnat medgivande till att det kan informeras att patient finns inskriven. Det kan sökas på personnummer, och inskriven avdelning och namn visas.

---

11 mars 08.38

Statusuppdatering vecka 10

Medarbetarperspektiv

Ett arbete för att stötta medicinska sekreterare går in i slutfas och aktivitetslista är upprättad för att komma tillrätta med identifierade problem. I övrigt arbetar vi vidare med identifierade målområden för att stötta verksamheten.

Verksamhet

• Arbetet fortsätter i de olika beredningsgrupper som startat, uppdragsledare finns utsedda.
• Samverkan pågår med Region Örebro och Region Norrbotten kring både remisshantering, resursplanering och diktat.
• Alla verksamheter får genomgång av ärenden från supporten.
• Stort fokus på medicinska sekreterares arbetsuppgifter.

Systemet

• Utbildning pågår för egen konfiguration.
• Verksamhetsanalys pågår för resursplanering (tidbok) inom specialistvården.
• Tester pågår kring prestandaproblem.
• Inga driftstörningar denna vecka.

Support

Ärendeflödet i supporten är fortsatt minskande.

Inkomna supportärenden kategoriseras för att hanteras utefter ämnet som felanmälan rör. 

Vissa ärenden går vidare till olika fokusgrupper/beredningsgrupper för att hanteras i deras utvecklingsarbete.

Sedan starten den 14/1 har drygt 3900 ärenden hanterats och avslutats.

---

10 mars 12.03

Fakturera utomlänspatienter i Cosmic

Nu kan vi fakturera utomlänspatienter till andra regioner via Cosmic.

Det är viktigt att fylla i besökskostnad för öppenvård och DRG-grupperare för slutenvård.

7 mars 15.05

Viktiga länkar   

Utbildningstillfällen 2025   

På samarbetsytan Cosmic införande i mappen Utbildning –> Utbildning 2025 finns en Power-Point där alla planerade utbildningstillfällen sammanställs. Utbildningstillfällena finns även i kalendariet som finns på Plexus.  
I Power-Point finns teamslänkar och video-ID. Power-pointen uppdateras löpande.  
Du hittar den här:  Utbildning

Nya och uppdaterade rutiner och lathundar  

På samarbetsytan Cosmic Införande i mappen Rutiner och Lathundar finns en Excel där vi sammanställer reviderade och nya rutiner/lathundar vecka för vecka.  
Komihåg att öppna rätt flik i Excelen.    
Du hittar den här: Nya och uppdaterade rutiner och manualer (xlsx)

Information 

Svar provbunden – möjlighet att vidimera

Från och med fredag eftermiddag kommer det att vara möjligt att Vidimera svar gällande kemi och lokala analyser i Svar provbunden.
Det är möjligt att markera flera svar och sedan klicka på knappen Vidimera.  
Observera när det finns en symbol med ett ”i” finns det mera information kring svaret som kan ses genom tooltip eller genom dubbelklick.

Manuell migrering läkemdel

En påminnelse till  läkare inom alla verksamheter att migrera alla läkemedel enligt framtagen rutin. Det finns inget beskrivet undantag för olika typer av läkemedel:
Införande Cosmic - Migrering av läkemedel vid Cosmicinförandet.pdf - Alla dokument

Lathund Webcert

En påminnelse att ta del av lathunden Dubbletter av blanketter i Cosmic blankettbibliotek. 
Du hittar den här: Dubbletter av blanketter i Cosmics blankettbibliotek (pdf)

---

5 mars 14.46

SMS-påminnelser

Det finns ett pågående arbete kring SMS-påminnelser till patienter.

• Vi vill uppmana verksamheterna att kolla med patienten om deras mobilnummer stämmer.
• Om en enhet ser ett akut behov av att avaktivera alla SMS-påminnelser under tiden arbetet pågår kan ni skicka den beställningen till: Cosmicsupporten via Self-Service > Felanmälan > Cosmic ELS
  Ange enhetens namn (från Cosmic/KiX/Verktygslådan) och dess HSA-id.
  Märk ärendet med ”Avaktivera SMS-påminnelser för enhet xxxxx”.

---

4 mars 11.00

Statusuppdatering vecka 9

Verksamhet

Hälso- och sjukvårdsledningen fortsätter med sina verksamhetsbesök. Besöken görs i både sluten- och primärvård, offentlig och privat. 

FVIS-programmet har tagit fram en struktur för stabiliserande åtgärder som bygger på olika beredningsgrupper med representation från verksamheten. Detta för att få verksamhetens syn på vilka åtgärder som behöver göras. Som exempel kan nämnas följande beredningsgrupper:

• Primärvård
• Specialistvård
• Kallelser
• Läkemedel

Det finns också möjlighet till extra utbildning samt genomgångar med olika personalgrupper och enheter kring specifika frågor och områden.

Systemet

Det inträffar tyvärr vissa driftstörningar. Förra veckan skedde till exempel en driftstörning för röntgen och lab remiss och svar. Orsaken till driftstörningen var ett hårdvarufel hos driftleverantören och drabbade alla Sussa regioner. Driftstörningen varade i cirka 3 timmar.

Resurser inom FVIS-programmet går en utbildning för att kunna konfigurera vissa delar i systemet. Fokus för denna konfiguration kommer att vara det baspaket för resursplanering (tidbok, kallelser) som är framtaget tillsammans med primärvården. Detta för att skapa ett mer effektivt flöde för denna process.

Det är fortfarande vissa prestandaproblem, dessa är väl kända hos leverantören som arbetar för att hitta lösningar kontinuerligt.

Support

Ärendeflödet börjar minska en del med framförallt lättare handhavande frågor. Vilket gör att ärenden som kräver lite mer utredning kan få fokus. Det pågår ett fortsatt arbete med att para ihop och kategorisera ärenden efter olika områden för att samla en helhetsbild av vad som kommer in. Detta för att på ett effektivare sätt kunna hantera frågor, dels relaterat till de stabiliserande åtgärderna och dels mot respektive enhet.

Sedan starten den 14 januari har cirka 3600 ärenden hanterats och avslutats.

---

 

28 februari 12.08

Workaround för läkemedelsutdelningar

Läkemedelsutdelningar kan visas som missade i enhetsöversikten trots att de är utdelade. Det finns en risk att nästkommande läkemedelsutdelning inte görs, då den inte kommer upp eftersom den tidigare utdelningen felaktigt står kvar som missad.

Använd därför inte enhetsöversikten för att kontrollerat utdelningstillfällena utan använd utdelningsvyn för att se utdelningstillfällen som sjuksköterska och läkare.

Cambio jobbar på en rättning för detta.

---

27 februari 11.35

Tidiga användare har innan införandet av Cosmic haft en utökad behörighet som vårdadministratör för att kunna skapa tidböcker. Från och med den 3 mars kommer den utökade behörigheten att tas bort. Inloggning i Cosmic ska då ske via din grundprofession.

Denna information gäller inte dig som arbetar med läkemedelsadministration.

---

26 februari 09.54

Behörighetstilldelning

I Självbetjäning QA finns ett beställningsstöd, där kan du göra olika behörighetsinställningar som exempelvis delegera behörighet.

---

25 februari 08.16

13 februari 16.00

Få stöd i Cosmic – ta del av digitala utbildningar

För dig som arbetar i Cosmic och vill lära dig mer om systemet finns flera digitala utbildningstillfällen tillgängliga.

---

12 februari 12.30

Patienter ser mer information i journalen

I och med införandet av Cosmic visas mer av den information vården skriver i journalen ut till patienten.  

I tabellen ser du vilken information som visas i Journal på nätet på 1177.se. Som standard visas nedanstående för alla enheter direkt vid dokumentation. Eventuella undantag ser du i tabellen. 

Typ av information	Undantag
Vårdkontakter	Vårdkontakter som är administrativa.
Journalanteckningar	Vuxenpsykiatrin och barn- och ungdomspsykiatrin visar signerade anteckningar direkt och osignerade anteckningar efter 14 dagar. För övriga enheter visas anteckningar direkt. Det finns utvalda sökord som inte visas för patient, se vilka sökord det gäller nedan.
Diagnoser	Vuxenpsykiatrin och barn- och ungdomspsykiatrin visar signerade diagnoser direkt och osignerade diagnoser efter 14 dagar. För övriga enheter visas diagnoser direkt. Det finns utvalda sökord som inte visas för patient, se vilka sökord det gäller nedan.
Funktionstillstånd och ADL (aktivitet i dagliga livet)
Vårdplaner
Läkemedel
Provsvar (klinisk kemi och mikrobiologi)	Preliminärsvar visas inte.
Remisser – konsultation
Bilddiagnostik och röntgenremiss
Remisstatus
Uppmärksamhetsinformation
Tillväxt och observationer

 

All information förutom spärrad information speglas till nationell patientöversikt, NPÖ. 

Information som inte visas i Journal på nätet

Att patienten kan läsa sin journal på nätet ökar möjligheten för att kunna vara delaktig i sin vård. Det finns dock risker när informationen i journalen blir tillgänglig för patienten. För att öka patientsäkerheten kan viss information döljas från att visas i Journal på nätet.

Sökord som inte visas i Journal på nätet

• Tidiga hypoteser. Här dokumenteras information av allvarlig karaktär som inte är verifierad eller inte ännu är kommunicerad med patienten.
• Våldsutsatthet med underliggande sökord. Här dokumenteras information kring våldsutsatthet för att skydda patienten från risk för repressalier från annan part. Underliggande sökord:
  • Våld i nära relationer: 
    • Fysiskt våld
    • Psykiskt våld
    • Sexuellt våld
    • Minderåriga barn som upplevt våldet?
    • Åtgärder vid våld i nära relationer
    • Tecken och symtom som föranleder misstanke om våld i nära relation
    • Åtgärder vid misstanke om våld i nära relation
  • Våld utanför nära relationer:
    • Minderåriga barn som upplevt våldet?
    • Åtgärder vid våldsutsatthet
• Orosanmälan barn som riskerar att fara illa, enligt SoL. Här dokumenteras att anmälan är gjord. Detta sökord visas inte i Journal på nätet på grund av risk för repressalier mot barnet, närstående eller vårdnadshavare.
• Risk för hot och våld mot annan person med underliggande sökord. Här dokumenteras bedömning gällande risk för aktuellt eller framtida våld mot annan person. Historiska beteenden vägs in, till exempel om patienten tidigare varit våldsam mot närstående eller vårdpersonal. Underliggande sökord: 
  • Bedömningsgrund, psykisk hälsa

Journalmall som inte visas i Journal på nätet

Om ovan nämnda dolda sökord inte bedöms tillräckliga ska speciella journalmallar användas:

• Anteckningsmall Besöksanteckning, dold på 1177 Journalen
• Vårdtjänst Dold kontakt/Uppföljning

Journalmallarna kan bland annat användas vid vissa journalanteckningar eller vårdåtgärder som bedöms kunna leda till risk för patienter som lever i socialt utsatta miljöer. Det kan gälla exempelvis vid våld i nära relationer eller hederskontext. Det kan då bland annat handla om dokumentation som rör aborter, preventivmedel eller övergrepp av olika slag.  

Inga sökord från dessa journalmallar visas i Journal på nätet, dock visas diagnos- och KVÅ-kod som registreras i anteckningen.

Diagnos- och åtgärdskoder att uppmärksamma

Eftersom diagnos- och åtgärdskoder visas i kronologisk ordning i journalen är det viktigt att uppmärksamma att även dessa blir synliga i patientens journal på nätet. Det gäller exempelvis:

• KVÅ ZV350 Åtgärder relaterade till våldsutsatthet
• GD008 Anmälan enligt SoL angående barn med möjligt skyddsbehov
• T74.0 Effekt av försummelse och vanvård
• T74.1 Fysisk misshandel
• T74.2 Sexuellt övergrepp
• T74.3 Psykisk misshandel.

---

7 februari 15.17

Nya och uppdaterade rutiner och lathundar på samarbetsytan Cosmic Införande vecka 6

På samarbetsytan Cosmic Införande i mappen Rutiner och Lathundar finns en Excel där vi sammanställer reviderade och nya rutiner/lathundar vecka för vecka. 

Du hittar den här: Nya och uppdaterade rutiner och manualer (Excel)

---

7 februari 15.17

Utbildningstillfällen 2025

På samarbetsytan Cosmic införande i mappen Utbildning – Utbildning 2025 finns en Power-Point där alla planerade utbildningstillfällen sammanställs.

I Power-Point finns teamslänkar och video-ID. Under vecka 7 har vi utbildningstillfällen i Vårdövergångar och Behörigheter. 

Du hittar den här: Utbildning

---

6 februari 14.51

Information om patienter med skyddade personuppgifter i Cosmic

Måndag den 10 februari 09.00 kommer det en funktion för att förenkla för verksamheten att hantera personer med skyddade personuppgifter, genom att namnet ersätts med ”Skyddade personuppgifter”.

Under måndagen kommer sökning på patient (när en vårdpersonal aktivt slår in personnummer på en patient och hämtar upp den) att visa Skyddad personuppgift istället för namn. Följande dygn görs en uppdatering av samtliga patienter i Cosmic och då ersätts namn på alla personer i systemet som har skyddad personuppgift.

---

6 februari 10.58

Den 15 februari sker en uppgradering av Cosmic

Lördagen den 15 februari mellan 08.00–17.00 uppgraderas Cosmic. Du som använder Cosmic under tiden som uppgradering sker kommer inte märka av några störningar i systemet. 

Den nya versionen av Cosmic kommer främst att innehålla åtgärder för buggar. När uppgraderingen är klar får du en notis om att du kan starta om Cosmic för att få den senaste versionen. Den gamla versionen av Cosmic fungerar i 12 timmar efter att uppgraderingen är klar.

Om du använder en regionsdator är det viktigt att du startar om datorn innan den 15 februari för att den nya uppgraderingen ska installeras på datorn. Användare som enbart arbetar i VDI-miljön (Horizon) behöver inte starta om sin dator.

---

 

23 januari 08.39

Lediga tider som inte ska visas, visas för patient - löst

Konfigurationen i Cosmic var orsaken till incidenten att man som patient såg lediga tider i Min vård Gävleborg för tider som inte verksamheten aktivt publicerat till webbtidbok/MVG justerades igår 22 januari. IT-vårdsystem är klar med arbetet med att återaktivera integrationen för webbtidbok/MVG vilket betyder att lediga tider kan publiceras av verksamheten till webbtidbok/MVG samt att bokningar fungerar som det ska igen.

Nedan gäller från nu:

Vad behöver verksamheten göra?

Cambio rekommenderar att man för befintliga scheman som är ut i tidböckerna rullar ut nytt schema, det rekommenderas alltid efter att ändringar skett på schemamarkerare/vårdtjänst. Detta är inget som behöver göras akut.

Vad är återaktiverat?

• Publicerar verksamheten bokningsbara tider till webbtidbok/MVG så visas de som lediga tider för patienter efter triage som lett till bokat besök eller från bokningsbiljett vilket betyder att patienterna kan boka tiderna.
• Det skapas åter digitala besök i Clinic24 för bokningar som görs i Cosmic med vårdtjänster med |distans video| i namnet (dock fattas en del konfiguration för webbtidbok fortfarande från Cambios sida barn- och ungdomssjukvård, internmedicin-lungmedicin, kardiologi, specialmedicin-neurologi, specialmedicin-rehabiliteringsmedicin, vuxenpsykiatri-beroendevård).

Avser du boka in digitalt besök?

Nu kan du åter igen boka digitalt besök med patienten genom att välja en vårdtjänst med |distans video| i namnet (dock fattas en del konfiguration för webbtidbok fortfarande från Cambios sida barn- och ungdomssjukvård, internmedicin-lungmedicin, kardiologi, specialmedicin-neurologi, specialmedicin-rehabiliteringsmedicin, vuxenpsykiatri-beroendevård).

---

22 januari 15.26

Supporten arbetar fortsatt dygnet runt och programmet arbetar med att prioritera inkomna supportärenden

Det är fortsatt stort fokus på lab och behörigheter för att optimera arbetsflöden.

Röntgenremisser

För att remisser ska hanteras rätt på röntgen ska de antingen markeras som Akut eller Rutin.
Du hittar en lathund här: Konsultationer och remisshantering.

Ljudinställningar vid diktering

För att undvika ljudproblem med diktering, till exempel burkigt ljud, behöver alla verksamheter se över sina ljudinställningar på de datorerna där diktering sker.

På samarbetsytan finns en lathund som förklarar hur du går tillväga.

---

21 januari 15.49

Bokning av mediaundersökning

Viktigt att ge det lite tid i systemet vid bokning av mediaundersökning.

Mer information finns på samarbetsytan.

---

20 januari 16.11

Vi fortsätter att strukturera och samla ihop verksamheternas frågor

Parallellt pågår arbete med att uppdatera lathundar och instruktioner. Vi planerar extra insatser för att stötta verksamheten till exempel forum och utbildningsinsatser.

---

17 januari 11.34

Vi fortsätter arbetet med att göra justeringar och hantera supportärenden i Cosmic

En förändring som skett är att ”Min översikt” måste klickas fram från menyn, nu är det en helt blå vy som visas när du loggar in.

På samarbetsytan Cosmic finns det rutiner, manualer och instruktioner som uppdateras kontinuerligt.

---

16 januari 16.14

Under torsdagen har vi haft temamöten inom olika områden med alla verksamheter i syfte att ringa in gemensamma problem

Nu har vi uppdaterat samarbetsytan med återkoppling från dessa temamöten. Här hittar ni till samarbetsytan.

---

16 januari 10.10

Vi har fått upp hastigheten i systemet, från och med onsdagen har det gått som förväntat

Igår kväll gjordes ytterligare justeringar i Cosmic, vilket ledde till förbättringar. Natten har gått bra.

Det finns fortfarande utmaningar, men nu är det mer förväntade utmaningar.

Det är viktigt att fortsätta anmäla supportärenden. I tidigare statusuppdatering (se nedan), finns instruktioner om hur du går till väga.

---

16 januari 09.41

Kom ihåg att skicka in era supportärenden till Supportcenter

Cosmic ELS har support dygnet runt. Vid akuta ärenden ring (026-1) 53 000.

Så här gör du:

1. Gå till Supportcenter via länken.
2. Välj Felanmälan och sedan Cosmic ELS.
3. Fyll i formuläret och skicka in.

För att vi ska kunna hantera ärendet snabbt, var noga med att uppge så detaljerade uppgifter som möjligt. Bifoga gärna ett skärmklipp, beskriv vilket området problemet uppstått i (till exempel kassa) och uppge ett telefonnummer för snabb kontakt.

På samarbetsytan Cosmic finns det rutiner, manualer och instruktioner som uppdateras kontinuerligt.

---

15 januari 15.00

Arbetet fortsätter. Kom ihåg att skicka in era supportärenden till Supportcenter

Så här gör du:

1. Gå till Supportcenter via länken.
2. Välj Felanmälan och sedan Cosmic ELS.
3. Fyll i formuläret och skicka in.

På samarbetsytan Cosmic finns det rutiner, manualer och instruktioner som uppdateras kontinuerligt.

---

15 januari 13.17

Efter intensivt arbete och gemensamma tester fungerar nu webbcert i Cosmic

Slutenvårdsdos pilottestas just nu. 

---

15 januari 10.55

I arbetet med felsökning ser vi nu positiva tecken. Vi har arbetat i två spår för att kunna lösa problemet

Vi har lagt till servrar och gjort en mindre förändring i Cosmic, det har löst det mest akuta problemet med trögheten i systemet.

Vi fortsätter att felsöka och jobba med de problem som vi nu kommer att hitta när vi kan använda systemet som det är tänkt.

Klockan 12.00 idag kommer alla verksamheter att vara igång i Cosmic.

---

15 januari 06.50

Tillsammans med leverantören har fortsatt felsökning pågått under natten och morgonen

Vårt fokus ligger på att få systemet att fungera optimalt.

---

14 januari 16.47

Tidigare idag kommunicerade vi att det nya vårdinformationsstödet Cosmic införts och fungerar, men att systemet är trögt

Det har under dagen pågått ett intensivt arbete med att felsöka och lösa problemet.

De verksamheter som behöver kommer att arbetar enligt back-up rutiner och vi fortsätter vårt intensiva arbete med att felsöka. Vårt fokus ligger på att få systemet att fungera optimalt.

Under kvällen/natten fortsätter felsökning.

---

14 januari 14.49

På samarbetsytan Cosmic finns det rutiner, manualer och instruktioner som uppdateras kontinuerligt

Samarbetsytan Cosmic Införande är en central plats för informationsmaterial. Här hittar du information som behövs vid övergången till det nya vårdinformationsstödet.

Länk till samarbetsytan.

---

14 januari 12.26

Starten av vårdinformationsstödet Cosmic gick bra och slutenvårdsverksamheterna kom igång på ett bra sätt vid 06.00. Två timmar senare gick primärvården in i systemet.

Sedan 09.00 är systemet trögt och det tar oacceptabelt lång tid att exempelvis skriva en anteckning eller skicka ett recept. En del verksamheter har börjat jobba efter rutin för driftstopp.

Vi har en komplex IT-miljö och därför tar det tid att felsöka. Vi arbetar intensivt för att hitta en lösning.

---

14 januari 07.45

Sedan 06.00 på tisdag morgon den 14 januari är Region Gävleborg igång och arbetar i Cosmic

Driftsättningen har i stort sett följt den planering som tagits fram, och de inplanerade tekniska övergångsaktiviteterna är avklarade.

– Jag är så stolt över alla programresurser och verksamhetsresurser som har slitit med det här. Nu fortsätter vi arbetet tillsammans, säger Lena Grudén programledare för FVIS-programmet.

Supportcenter övervakar alla inkommande ärenden, och dialogen med Cambio fortsätter för att säkerställa en snabb lösning på eventuella problem som rapporteras in.

---